نقطة الانطلاق للاجتماع الناجح
- هل تستدعي سرية بعض المعلومات التي سيتم تداوله استبعاد أفراد معينين من حضوره ؟ هل يمكن أن يحضر هؤلاء جزاءاً من الاجتماع فقط ؟ أم يمكن عقد اجتماعات منفصلة يحضر كلاً منها الأفراد الذين يمتلكون صلاحية الاطلاع على معلومات المتداولة فيها ؟
- هل تسبب طبيعة المعلومات التي سيتم تداولها حرجاً لبعض الأفراد أو عدم الحرية في التحدث أمام الآخرين ؟ كيف سيتم التغلب على ذلك ؟
- هل يتطلب اختلاف المستويات الوظيفية للمشــاركين عقد اجتماعات منفصلة للمستويات المختلفة ؟
* ما هو جدول أعمال الاجتماع ؟
- ما هي البنود الرئيسية التي يتم مناقشتها ؟
- هل تم التأكد من أن هذه البنود تساهم في تحقيق هدف الاجتماع ؟
- ما هي المواضيع التي يتضمنها كل بند ؟
- ما هي أولويات مناقشة بنود الاجتماع ؟
- ما هو التسلسل المنطقي للبنود ؟
- هل يجب استطلاع رأي المشاركين في جدول الأعمال ، أو الطلب منهم المشـاركة في وضعه ؟ كيف سيتم ذلك ؟
* هل يطلب الاجتماع إعداداً مسبقاً من المشاركين ؟
- ما نوع الإعداد المطلوب ؟
- ما هي مسؤولية كل من المشاركين في الإعداد للاجتماع ؟ وما هو الوقت المقدر للإعداد من كل منهم ؟
- ما هي المعلومات التي يجب تزويدهم بها لمساعدتهم في الإعداد للاجتماع ؟
- كيف سيتم تزويد المشاركين بالمعلومات اللازمة للاجتماع ؟ ومن ستولى تحضير هذه المعلومات ؟
- ما هي المواد التي يجب على المشاركين إحضارها معهم للرجوع إليها أثناء الاجتماع؟
ما هو الوقت الذي سيتم تخصيصة للاجتماع ؟
- ما هو المتوقع أن تستغرقه كل بنود جدول الأعمال ؟
- هل سيخصص وقت لأسئلة المشاركين ، أو ما يستجد من أعمال ؟
- هل سيتخلل الاجتماع فترة راحة ؟ ما مدتها ؟
- هل سيتم تقديم ضيافة للمشاركين أثناء فترة الراحة
ما هو الموعد الأنسب للاجتماع ؟
- هل تتطلب طبيعة الاجتماع فرض موعد ثابت يتفرغ جميع المشاركين به ؟
- ما هي البدائل المتوفرة في حالة عدم ملائمة الموعد لجميع المشاركين له ؟
- هل يتم تحديد ساعة بدء وانتهاء الاجتماع حتى يتمكن المشاركون من ترتيب جدول عملهم اليومي وفقاً لذلك ؟
- من ستولى مسؤولية التنسيق مع المشاركين بشأن الموعد ؟
- هل يتطلب الاجتماع استخدام وسائل عرض سمعية وبصــرية ؟ ما هي بالتحديد ؟
- من ستولى مسؤولية إعدادها أو الحصول عليها ؟
- من ستولى مسؤولية توفير الأجهزة اللازمة لاستخدامها ؟
- من سيتولى مسؤولية تشغيل الأجهزة اللازمة ؟
ما هو المكان الملائم لعقد الاجتماع ؟
- ما هي البدائل المتوفرة ؟ ما هو أفضلها ؟
- ما هو ترتيب أولوياتها في حالة عدم توفر البدائل الأفضل ؟
- هل المكان الملائم لاستخدام الوسائل السمعية والبصرية المطلوبة ؟
- من ستولى مسؤولية حجز المكان ؟
- من ستولى مسؤولية تجهيز المكان ؟
- كيف سيتم دعوة المشاركين للاجتماع ؟
- من سيقوم بتوجيه الدعوة ؟
- ما هي الوسيلة التي ستستخدم لدعوة المشاركين للاجتماع ( مذكرة داخلية ، كتاب رسمي ، نموذج خاص ، الهاتف ، الفاكس ، التلكس ، شخصياً ) ؟
- من ستولى مسؤولية القيام بإجراءات توجيه الدعوة ؟
- كيف سيتم توثيق الاجتماع ؟
- ما هي الوسيلة التي تستخدم في توثيق الاجتماع ؟
- من سيتولى مسؤولية التوثيق ؟
- هل يوجد أفراد ، عدا المشاركين ، تتطلب طبيعة عملهم ضرورة الاطلاع على نتائج ووثائق الاجتماع ؟
كيف سيتم إعداد وتوزيع نسخ وثائق الاجتماع ؟
موضوع: نقطة الانطلاق للاجتماع الناجح